🔗Takaisin Case kuvaukseen
🖥️ Tietojärjestelmät – Suomen Hirsirakennus Oy
1. Käytössä olevat järjestelmät
- Taloushallinto ja laskutus: Procountor
- Piirustukset ja suunnittelu: AutoCAD LT + SketchUp
- Projektinhallinta: Excel-pohjaiset aikataulu- ja materiaaliseurannat + Trello (työmaan tehtävien hallintaan)
- Asiakastiedot ja tarjousarkisto: Google Drive + hakemistopohjainen luokittelu
- Valokuva- ja dokumentointi: Google Photos + työmaakohtaiset kansiot
- Viestintä ja asiakaskontakti: Sähköposti (Gmail), puhelin, WhatsApp (työmaaviestintä)
2. Käyttötarkoitus ja roolit liiketoiminnassa
- Procountor hoitaa kirjanpidon, laskutuksen, osto- ja myyntireskontrat sekä viranomaisilmoitukset tilitoimiston tuella. Roolissa: toimitusjohtaja + hallintoassistentti.
- AutoCAD LT ja SketchUp toimivat suunnittelun ja havainnollistamisen välineinä – niitä käyttävät suunnittelija tai ulkopuolinen arkkitehti luonnosten ja rakennuslupapiirustusten laadintaan.
- Excel + Trello muodostavat käytännön projektinhallintaympäristön. Exceliä käytetään kustannusarvioissa, aikatauluissa ja materiaaliseurannassa, Trelloa pienempien tehtävälistojen ja vastuujakojen hallintaan.
- Google Drive sisältää asiakas- ja projektikohtaiset kansiorakenteet: tarjoukset, piirustukset, toimitussopimukset ja työmaapäiväkirjat. Roolissa: myynti, suunnittelu, hallinto.
- Google Photos toimii kuvallisen dokumentoinnin alustana – rakentamisen eteneminen, yksityiskohdat ja viimeistelyvaiheet kuvataan ja arkistoidaan asiakaskohtaisesti.
- Viestintä tapahtuu pääasiassa sähköpostitse ja puhelimitse; työmaan sisäinen nopea viestintä kulkee usein WhatsAppin kautta.
3. Integraatiot ja tietovirrat
- Procountor ei ole suoraan integroitu muihin järjestelmiin, mutta se toimii talouden ensisijaisena tietolähteenä – laskut ja maksutiedot siirretään tilitoimistolle suoraan järjestelmästä.
- Suunnitteluohjelmistot (AutoCAD, SketchUp) eivät ole kytköksissä projektinhallintaan – tiedostot tallennetaan Driveen ja jaetaan manuaalisesti.
- Projektinhallintatiedot (Excel, Trello) eivät integroidu taloushallintoon tai laskutukseen, vaan niitä käytetään sisäiseen seurantaan ja asiakasviestinnän tukena.
- Dokumentaatio (valokuvat, piirustukset) kootaan asiakaskohtaisiin Google Drive -kansioihin, jotka toimivat projektin jälkeisen luovutuksen ja arkistoinnin välineenä.
4. Ongelmia tai kehityskohteita
- Tietojen hajanaisuus eri järjestelmissä aiheuttaa manuaalista työtä ja ylläpitotarvetta – etenkin tarjousten, suunnitelmien ja laskutuksen yhdistäminen vaatii huolellisuutta.
- Projektinhallinnan työkalut ovat toimivia, mutta eivät skaalaudu helposti useampien samanaikaisten projektien hallintaan – erityisesti aikataulujen ja resurssien ristiinseurantaan kaivataan kehittyneempää ratkaisua.
- Asiakaskommunikointi ei ole dokumentoituna keskitetysti – tieto on usein yksittäisten henkilöiden sähköposteissa tai puheluissa.
- Valokuvien hallinta toimii käytännössä hyvin, mutta ei ole järjestelmällisesti liitetty projektiseurantaan tai markkinointikäyttöön.