Bike Leasing Finland – Tietojärjestelmät

🔗Takaisin Case kuvaukseen

🖥️ Tietojärjestelmät – Bike Lease Finland

1. Käytössä olevat järjestelmät

  • ERP-järjestelmä: Odoo (moduulit: varastonhallinta, laskutus, sopimushallinta)
  • Taloushallinto: Procountor
  • CRM-järjestelmä: HubSpot
  • Raportointi ja analytiikka: Microsoft Power BI
  • Huollonhallinta: ServiceDesk-järjestelmä (räätälöity osaksi Odoon alustaa)
  • Asiakaspalvelukanavat: Freshdesk + sähköposti + verkkosivun lomakkeet
  • Sopimusseuranta ja allekirjoitukset: Visma Sign

2. Käyttötarkoitus ja roolit liiketoiminnassa

  • ERP (Odoo) toimii operatiivisena ytimenä: siellä hallitaan sopimuksia, varastosaldoja, huoltoprosesseja ja laskutusta. Se kokoaa yhteen asiakas-, tuote- ja toimitustiedot.
  • Procountor hoitaa kirjanpidon, palkanlaskennan ja ALV-ilmoitukset. Talouspäällikkö ja controller käyttävät järjestelmää ennustamiseen ja toteumaseurantaan.
  • HubSpotia käyttää B2B-myynti tarjousten, asiakassegmenttien ja työnantajayhteyksien hallintaan. Kampanjat ja liidien seuranta hoidetaan keskitetysti HubSpotin kautta.
  • ServiceDesk-moduuli hallinnoi pyörien huoltotapahtumia, huoltokutsuja ja palautteita – huoltokumppanit käyttävät sitä kenttätyössä mobiilisti.
  • Power BI toimii johdon mittaristona: leasingvolyymit, asiakaspysyvyys, huoltohistoria, kassavirtaennusteet ja vastuullisuusindikaattorit visualisoidaan siellä.
  • Freshdesk yhdistää asiakaspalvelun kanavat yhdeksi näkymäksi: kaikki tukipyynnöt, reklamaatiot ja palautteet käsitellään yhden alustan kautta.

3. Integraatiot ja tietovirrat

  • Odoo ja Procountor on integroitu: laskut siirtyvät automaattisesti taloushallintoon, ja kustannustiedot palaavat takaisin ERP:n kautta kannattavuusseurantaan.
  • HubSpotista siirretään liidit ja työnantajayhteydet säännöllisesti ERP:hen, mutta integraatio on osittain manuaalinen – automatisointia ollaan kehittämässä.
  • Power BI hakee tiedot Odoosta, Procountorista ja HubSpotista viikoittain – osassa mittareista hyödynnetään myös huoltohistorian aggregaatteja.
  • ServiceDesk tuottaa reaaliaikaista tietoa huoltojen määrästä, kestoista ja palautteen laadusta, mutta sitä ei vielä hyödynnetä Power BI:n vastuullisuusraportoinnissa täysimääräisesti.
  • Freshdesk ei ole täysin integroitu ERP-järjestelmään – asiakaspalautteet liitetään tilauksiin erillisessä prosessissa.

4. Ongelmia tai kehityskohteita

  • CRM ja ERP -järjestelmien välisen integraation puutteellisuus aiheuttaa manuaalista työtä myyntitiimille ja raportoinnin viivettä.
  • Huoltotiedon hyödyntäminen johdon mittaristossa on vielä osittaista – palvelun laadun ja vasteaikojen seuraamiseen tarvitaan parempia reaaliaikaisia näkymiä.
  • Asiakaspalvelun ja operatiivisen datan yhteensovittaminen vaatii manuaalista koordinointia – tämä voi johtaa tietokatkoksiin etenkin reklamaatioprosesseissa.
  • Sopimushistorian ja asiakkuuden elinkaaren yhdistäminen analytiikassa on vielä alkuvaiheessa – tavoitteena on luoda yksi näkymä, jossa asiakaspysyvyys ja palvelutaso näkyvät yhdistettynä.