🔗Takaisin Case kuvaukseen
🖥️ Tietojärjestelmät – Excellence Solutions Oy
1. Käytössä olevat järjestelmät
- CRM ja markkinoinnin automaatio: HubSpot
- Projektinhallinta ja resurssiseuranta: Asana + Google Workspace
- Oppimisympäristö (verkkokoulutukset): LearnWorlds
- Analytiikka ja raportointi: Microsoft Power BI
- Taloushallinto ja laskutus: Procountor
- Tiedonhallinta ja yhteiskirjoittaminen: Google Drive + Docs
- Asiakaspalautekanavat: Google Forms + HubSpot Feedback + webinaaripalaute
2. Käyttötarkoitus ja roolit liiketoiminnassa
- HubSpot toimii sekä asiakkuuksien hallinnan työkaluna (CRM) että markkinointialustana. Myyntiputken hallinta, asiakassegmentointi, uutiskirjeet ja kampanjat toteutetaan sen kautta.
- Asana tukee projektien aikataulutusta, tehtävien jakoa ja resurssien seurantaa. Asiantuntijat käyttävät sitä päivittäin omien asiakasprojektien hallintaan.
- LearnWorlds toimii verkkopohjaisena oppimisympäristönä, jossa asiakkaat pääsevät suorittamaan koulutusmoduuleja ja tallenteita – osa projekteista sisältää blended-mallin.
- Power BI toimii analytiikan ja vaikuttavuusraportoinnin välineenä. Analyytikot ja vaikuttavuuspäällikkö kokoavat sinne asiakasprojekteista visualisoituja tuloksia.
- Procountor hoitaa yrityksen kirjanpidon, laskutuksen ja palkanlaskennan. Talouspäällikkö tuottaa sen avulla kuukausiraportoinnin ja projektikohtaiset talousnäkymät.
- Google Drive toimii materiaalien, työpajasisältöjen ja asiakaskohtaisten dokumenttien säilytyspaikkana. Samanaikainen muokkaus mahdollistaa yhteiskehittämisen asiakkaiden kanssa.
3. Integraatiot ja tietovirrat
- HubSpot ja Asana eivät ole suoraan integroitu, mutta myyntiputken siirtymät projekteiksi synkronoidaan viikkopalavereissa manuaalisesti.
- Procountor ei ole integroitu suoraan projektinhallintaan, mutta projektikohtaiset laskutustiedot viedään taloushallintoon ja niistä tuotetaan erilliset tulosseurantaraportit.
- Power BI saa tietonsa Procountorista ja LearnWorldsista erillisten tietovientien kautta. Vaikuttavuusanalyysit päivitetään pääsääntöisesti kuukausittain.
- Google Forms -palaute viedään HubSpotiin asiakaskohtaisesti ja analysoidaan asiakasprojektien päätyttyä.
4. Ongelmia tai kehityskohteita
- Manuaalinen siirtymä CRM:stä projektinhallintaan aiheuttaa joskus viivettä tiedonkulussa ja tehtävien perustamisessa.
- Asiakaspalautejärjestelmä ei ole täysin automatisoitu – palaute täytyy edelleen linkittää käsin asiakasprojekteihin, mikä vähentää systemaattisen oppimisen tehokkuutta.
- Vaikuttavuusraportointi perustuu usein erillisiin tiedonsiirtoihin – tavoitetilassa tiedon pitäisi liikkua automaattisesti eri järjestelmien välillä (LearnWorlds, Power BI, HubSpot).
- Resurssien kuormitusnäkymä Asanassa ei ole riittävä pitkän aikavälin suunnitteluun – tämä on tunnistettu kehityskohteeksi erityisesti kasvun tueksi.